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Auftragsabwicklung für einen IT-Hardware-Anbieter: Proof of Concept.
Die Auftragsabwicklung eines IT-Hardware-Anbieters prüfte Bestand, Gerätekompatibilität und Lieferantenverfügbarkeit bei jedem Auftrag von Hand. Ein Proof of Concept automatisierte diese Prüfungen, erstellte Entwürfe für Lieferantenbestellungen, wurde an echten Auftragsfällen validiert und dokumentierte, wo weiterhin ein Mensch entscheiden muss.
- Kunde
- Ein IT-Hardware-Anbieter
- Branche
- IT-Distribution, Auftragsabwicklung
- Projekt
- Machbarkeitsnachweis
IT-Distribution, Auftragsabwicklung
Wachstumsziel
Die Auftragsabwicklung mehr Aufträge bewältigen lassen, ohne mehr Personal für manuelle Prüfungen von Bestand, Kompatibilität und Lieferanten.
Betriebliche Einschränkung
Jeder Auftrag bedeutete, Bestand zu prüfen, Gerätekompatibilität zu verifizieren und Lieferanten wegen fehlender Teile nachzufassen.
Geprüftes Ergebnis
An echten Auftragsfällen validiert, mit dokumentierten Punkten, an denen weiterhin ein Mensch entscheidet.
Zusammenfassung
- Ausgangslage
- Die Prüfungen liefen über mehrere Systeme und Postfächer, und nichts hielt fest, was bereits geprüft war oder welche Lieferantenantworten noch ausstanden.
- Was SIEL gebaut hat
- Ein Sprachmodell liest Kundenanfragen und verknüpft sie mit Angebots- und Produktdaten. Regeln prüfen Bestand und Kompatibilität in den bestehenden Systemen, und der Ablauf entwirft Lieferantenbestellungen für fehlende Teile.
- Kontrollen
- Nur Entwürfe. Ein Mensch prüft und gibt jede Lieferantenbestellung frei, und jeder Schritt hält fest, ob das System oder ein Mensch entschieden hat.
- Wirkung
- Die dokumentierten Prüfpunkte sind die Entwurfsgrundlage für einen Produktivaufbau.
Der vollständige Bericht
01Dieselben Prüfungen bei jedem Auftrag
Die Auftragsabwicklung steht zwischen Vertrieb, Kunden und Lieferanten. Für jedes bestätigte Angebot prüfte jemand den Bestand, verifizierte die Kompatibilität von Geräten und Teilen und fasste bei Lieferanten wegen fehlender Positionen nach, über mehrere Systeme und Postfächer hinweg. Mit dem Volumen wuchs die Arbeit, und mit ihr das Risiko, eine Lieferung zuzusagen, die nicht einzuhalten war.
02Was das Sprachmodell tut und was Regeln tun
Der Proof of Concept teilt die Arbeit in zwei Teile. Ein Sprachmodell interpretiert jede Kundenanfrage, die als Freitext und in wechselnden Formaten eingeht, und verknüpft sie mit dem richtigen Angebot und den richtigen Produktdaten. Alles danach sind Regeln. Bestände werden aus den bestehenden Systemen gelesen, die Kompatibilität wird gegen die Kompatibilitätsregeln des Anbieters geprüft, und fehlende Teile werden aufgelistet. Anschließend stellt der Ablauf einen Entwurf der Lieferantenbestellung mit den Positionen und dem Kontext zusammen, den der Einkauf braucht.
03Nur Entwürfe, jeder Schritt festgehalten
Der Ablauf kann den Anbieter zu nichts verpflichten. Er erzeugt Entwürfe, und ein Mensch prüft und gibt jede Lieferantenbestellung frei. Jeder Schritt hält fest, ob das System oder ein Mensch entschieden hat und auf welcher Datengrundlage. So sieht die Auftragsabwicklung den Weg von der Kundenanfrage bis zum Bestellentwurf und kann jeden Schritt nachprüfen.
04Validierung und dokumentierte Prüfpunkte
Der Proof of Concept lief an echten Auftragsfällen, nicht an konstruierten Beispielen. Während der Validierung haben wir jeden Punkt festgehalten, an dem noch menschliches Urteil nötig war, etwa bei unklaren Kompatibilitätsregeln oder ungewöhnlichem Lieferantenverhalten. Diese Aufzeichnung ist das wichtigste Ergebnis. Sie legt fest, welche Schritte ein Produktivaufbau automatisieren kann und welche ausdrückliche Freigaben bleiben. Der Ablauf ist noch nicht im Produktivbetrieb.
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