Alle casesProductiesysteem
Factuurverwerking van drie dagen naar 15 minuten.
Een drankenproducent controleerde leveranciersfacturen met de hand tegen orders en ontvangsten, en de verwerking duurde drie dagen. Een gecontroleerde three-way match duurt nu 15 minuten, en 94% van de facturen wordt automatisch gematcht.
- Klant
- Een drankenproducent
- Sector
- Productie, financiële operatie
- Opdracht
- Productiesysteem
- Gemeten resultaat
- 3 dagen naar 15 minfactuurverwerking
Open de werkruimteVoorbeelddata. Geen live systemen verbonden.
INV-2051Vale IngredientsVoorbeelddata
- Moutextract, 400 kg
- € 6.120,00
- Hoppellets, 60 kg
- € 1.980,00
- Vracht
- € 540,00
3 dagen naar 15 minfactuurverwerking
Groeidoel
Een groeiend factuurvolume verwerken zonder extra mensen voor matching en ontvangst.
Operationele beperking
Matching was handwerk, en fouten bij de goederenontvangst kwamen pas laat aan het licht als herstelwerk.
Gemeten resultaat
Verwerkingstijd van drie dagen naar 15 minuten, 94% van de facturen automatisch gematcht.
Samenvatting
- Uitgangssituatie
- Crediteurenadministratie vergeleek elke factuur met de inkooporder en een papieren ontvangstbon. Een ontvangstfout stuurde de factuur terug voor een nieuwe ronde.
- Wat SIEL bouwde
- Een AI-model haalt leverancier, orderreferentie, regels, bedragen en bankgegevens uit elke factuur. Deterministische regels matchen factuur, inkooporder en goederenontvangst in het ERP op aantal en prijs.
- Borging
- Geen factuur komt in de betaalrun zonder volledige match of benoemde goedkeuring. Elk regelresultaat en elke goedkeuring wordt gelogd.
- Impact
- Finance beoordeelt afwijkingen met het bewijs erbij, in plaats van facturen met de hand te matchen.
Het volledige verslag
01Volume dat sneller groeide dan handmatige matching
De groei van de producent kwam bij crediteurenadministratie binnen als meer facturen, meer leveranciers en meer leveringen om te controleren. Elke factuur werd met de hand vergeleken met de inkooporder en de ontvangstregistratie van het magazijn, vaak op papier. Ontvangstfouten kwamen pas boven als de cijfers niet klopten, wat leidde tot herhaalde afstemming. Meer volume op deze manier betekende meer mensen op matching, en dat wilde het financeteam voorkomen.
02Het model leest, regels beslissen, finance keurt goed
Een AI-model leest binnenkomende facturen, als pdf of elektronisch, en haalt de velden eruit die de match nodig heeft. Vanaf dat punt zijn de beslissingen deterministisch. Regels voeren een three-way match uit van factuur, inkooporder en goederenontvangst, binnen toleranties die met finance zijn afgesproken. Een volledige match brengt de factuur richting betaalrun. Elke afwijking gaat naar een benoemde beoordelaar, met de uitgelezen regels naast de order en de ontvangst. Het systeem bereidt betalingen voor; een mens geeft ze vrij.
03Wat finance nu heeft
De verwerkingstijd daalde van drie dagen naar 15 minuten, en 94% van de facturen wordt gematcht zonder dat iemand ze aanraakt. Het financeteam werkt de overige afwijkingen af met het bewijs voor zich en binnen de bestaande goedkeuringsbevoegdheden. Het logboek toont per factuur welke regel slaagde of faalde en wie goedkeurde. Dat is precies het spoor waar auditors om vragen.
Bespreek uw operatie met onze engineers.
Beschrijf één proces en de systemen waarop het steunt. Een senior engineer reageert binnen twee werkdagen met een eerste beoordeling: wat we zouden bouwen, wat niet, en waarom.