Alle cases / Productie
Van factuur via inkooporder en ontvangst naar betaling.
Een toonaangevende drankenproducent, bedolven onder handmatige factuurmatching, papieren sporen en fouten bij ontvangst in het magazijn.
- Klant
- Een drankenproducent
- Sector
- Productie, financiële operatie
Groeidoel
Een groeiend factuurvolume afhandelen zonder extra mensen voor matching en ontvangst.
Operationele beperking
Elke factuur werd handmatig gecontroleerd tegen inkooporders, met papieren sporen en fouten in goederenontvangst die tot herbewerking leidden.
Gemeten resultaat
Doorlooptijd van drie dagen naar 15 minuten, met 94% van de facturen automatisch gematcht.
Het volledige verhaal
- Startpunt
- Gemiddeld drie dagen per factuur, herhaalde afstemming en ontvangsten die pas laat als fout werden ontdekt.
- Systeem
- AI leest en controleert elke factuur, deterministische matching tegen inkooporders en ontvangsten, en uitzonderingen gaan vóór betaling naar een beoordelaar.
- Borging
- Niets wordt betaald zonder een match of een benoemde goedkeuring. Elke uitzondering bevat het onderliggende bewijsmateriaal.
- Resultaat
- Van drie dagen naar 15 minuten, 94% automatisch. Finance houdt de zeggenschap over elke uitzondering.
In detail
Groei vroeg om een financefunctie die meer facturen aankon
Een drankenproducent haalde meer orders binnen en stuurde meer volume door het productie- en distributienetwerk. Die groei kwam bij finance terecht als een stijgende stapel facturen om te verwerken, te matchen en goed te keuren. Het doel was helder. Ze wilden een groeiend factuurvolume verwerken zonder extra mensen in te zetten op matching en ontvangst, en zonder grip te verliezen op wat werd betaald en waarom. Elke extra dag in de verwerking vertraagde rapportages, vertroebelde het kasoverzicht en maakte het lastiger om leveranciers met zekerheid te woord te staan. De commerciële kans was er, maar de operatie eronder raakte aan haar grens.
p
Handmatige matching en papieren sporen liepen vast
Onder de groeicijfers zat een finance-operatie die werd opgerekt door een traag en kwetsbaar proces. Elke factuur werd handmatig tegen inkooporders gecontroleerd. Fouten bij goederenontvangst leidden tot extra werk. Papieren sporen en losstaande registraties zorgden ervoor dat mensen dagen zochten naar het juiste document om te bevestigen wat nu precies besteld, geleverd en gefactureerd was. De uitgangsprestatie lag op gemiddeld drie dagen per factuur, met herhaalde afstemmingen en ontvangstfouten die laat boven water kwamen. Het team werkte hard om überhaupt bij te blijven, en elke nieuwe leverancier of productlijn vergrootte de hoeveelheid en de complexiteit van het matchingswerk. Dit was de deksel op verdere groei.
p
Een verbonden matchingsysteem over facturen en ontvangsten
SIEL werkte met de finance- en operations-teams om dat kwetsbare handmatige proces om te vormen tot een verbonden, controleerbare workflow. AI haalt nu bij binnenkomst elke factuur uit de stroom en valideert die. Het systeem voert deterministische matching uit tegen inkooporders en ontvangsten, op basis van data die het bedrijf al heeft, zonder dat mensen die hoeven over te typen. Waar er een duidelijke match is, stroomt de factuur door richting betaling zonder tijd te verliezen aan handmatige controles. Waar iets niet klopt, wordt de factuur in een reviewqueue geplaatst met de onderliggende onderbouwing erbij, zodat iemand snel en met context een besluit kan nemen.
p
Goedkeuringen, uitzonderingen en bewijs bleven bij finance
De regie bleef bij het finance-team. Er wordt niets betaald zonder match of een benoemde goedkeuring. Het systeem legt vast welke regel of controle elke factuur heeft doorlopen en op welk moment. Elke uitzondering draagt het bewijs mee, inclusief de relevante delen van de inkooporder en ontvangsthistorie, zodat reviewers kunnen zien wat de AI heeft uitgelezen en hoe elk veld is vergeleken. Daardoor kunnen mensen met vertrouwen afwijken of goedkeuren, en achteraf uitleggen waarom. Audittrails, goedkeuringsketens en uitzonderingsafhandeling sluiten aan op de bestaande bevoegdheidsstructuur van het bedrijf, in plaats van die te vervangen.
p
Doorlooptijd stortte in en capaciteit nam toe
Zodra de nieuwe workflow draaide, veranderde de doorlooptijd merkbaar. Facturen die eerder gemiddeld zo’n drie dagen nodig hadden om alle controles te doorlopen, worden nu in ongeveer vijftien minuten afgehandeld. Het systeem matcht automatisch 94% van de facturen tegen inkooporders en ontvangsten. Het finance-team behandelt nog steeds de uitzonderingen, maar doet dat met betere informatie en veel minder handmatige stappen. Het bedrijf kan nu een hoger factuurvolume aan zonder extra mensen voor matching en ontvangst in te zetten, terwijl de bevoegdheden rond elke uitzondering scherp blijven. Voor een vergelijkbare producent met stijgende volumes ziet capaciteitsopbouw er in de praktijk zo uit.
p
Vaste prijs, afgesproken voordat we beginnen. Een senior engineer antwoordt binnen twee werkdagen.
