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Rechnungsverarbeitung von drei Tagen auf 15 Minuten.
Ein Getränkehersteller glich Lieferantenrechnungen von Hand mit Bestellungen und Wareneingängen ab, die Verarbeitung dauerte drei Tage. Ein kontrollierter Drei-Wege-Abgleich dauert heute 15 Minuten, und 94 % der Rechnungen werden automatisch zugeordnet.
- Kunde
- Ein Getränkehersteller
- Branche
- Fertigung, Finanzbetrieb
- Projekt
- Produktivsystem
- Messbares Ergebnis
- 3 Tage auf 15 MinRechnungsverarbeitung
Arbeitsbereich öffnenBeispieldaten. Keine produktiven Systeme verbunden.
INV-2051Vale IngredientsBeispieldaten
- Malzextrakt, 400 kg
- 6.120,00 €
- Hopfenpellets, 60 kg
- 1.980,00 €
- Fracht
- 540,00 €
3 Tage auf 15 MinRechnungsverarbeitung
Wachstumsziel
Ein wachsendes Rechnungsvolumen bewältigen, ohne zusätzliches Personal für Abgleich und Wareneingang.
Betriebliche Einschränkung
Der Abgleich war manuell, und Fehler im Wareneingang fielen erst spät als Nacharbeit auf.
Messbares Ergebnis
Verarbeitungszeit von drei Tagen auf 15 Minuten, 94 % der Rechnungen automatisch zugeordnet.
Zusammenfassung
- Ausgangslage
- Die Kreditorenbuchhaltung verglich jede Rechnung mit der Bestellung und einem papierbasierten Wareneingangsbeleg. Ein Fehler im Wareneingang schickte die Rechnung in eine weitere Runde.
- Was SIEL gebaut hat
- Ein KI-Modell liest Lieferant, Bestellreferenz, Positionen, Beträge und Bankdaten aus. Deterministische Regeln gleichen Rechnung, Bestellung und Wareneingang im ERP nach Menge und Preis ab.
- Kontrollen
- Keine Rechnung gelangt ohne vollständige Übereinstimmung oder benannte Freigabe in den Zahllauf. Jedes Regelergebnis und jede Freigabe wird protokolliert.
- Wirkung
- Die Finanzabteilung prüft Abweichungen mit den Belegen im Blick, statt Rechnungen von Hand abzugleichen.
Der vollständige Bericht
01Das Volumen wuchs schneller als der manuelle Abgleich
Das Wachstum des Herstellers kam in der Kreditorenbuchhaltung als mehr Rechnungen, mehr Lieferanten und mehr Lieferungen an. Jede Rechnung wurde von Hand mit ihrer Bestellung und dem Wareneingangsbeleg verglichen, oft auf Papier. Fehler im Wareneingang zeigten sich erst, wenn die Zahlen nicht übereinstimmten, und führten zu wiederholten Abstimmungen. Mehr Volumen auf diesem Weg hätte mehr Personal im Abgleich bedeutet, und das wollte die Finanzabteilung vermeiden.
02Das Modell liest, Regeln entscheiden, die Finanzabteilung gibt frei
Ein KI-Modell liest eingehende Rechnungen, als PDF oder elektronisch, und extrahiert die Felder, die der Abgleich braucht. Ab dann sind die Entscheidungen deterministisch. Regeln führen einen Drei-Wege-Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang durch, innerhalb der mit der Finanzabteilung vereinbarten Toleranzen. Eine vollständige Übereinstimmung führt die Rechnung Richtung Zahllauf. Jede Abweichung geht an eine benannte Prüferin oder einen benannten Prüfer, mit den extrahierten Positionen neben Bestellung und Wareneingang. Das System bereitet Zahlungen vor, ein Mensch gibt sie frei.
03Was die Finanzabteilung heute hat
Die Verarbeitungszeit sank von drei Tagen auf 15 Minuten, und 94 % der Rechnungen werden ohne manuelle Bearbeitung zugeordnet. Die Finanzabteilung bearbeitet die übrigen Abweichungen mit den Belegen vor Augen und innerhalb ihrer bestehenden Freigabegrenzen. Das Protokoll zeigt für jede Rechnung, welche Regel bestanden oder nicht bestanden wurde und wer freigegeben hat. Genau diesen Nachweis verlangen Prüfer.
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