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Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung von 18 auf 3 Minuten.
Ein Getränkehersteller glich 6.800 Lieferantenrechnungen im Monat von Hand mit Bestellungen und Wareneingängen ab, rund 18 Minuten pro Rechnung. Mit einem kontrollierten Drei-Wege-Abgleich liegt die durchschnittliche Bearbeitungszeit heute bei 3 Minuten pro Rechnung, 94 % der Rechnungen werden automatisch zugeordnet, und die Kosten pro Rechnung sanken von 7,58 $ auf 2,34 $.
- Kunde
- Ein Getränkehersteller
- Branche
- Fertigung, Finanzbetrieb
- Projekt
- Produktivsystem
- Messbares Ergebnis
- 18 auf 3 Min.durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung
Arbeitsbereich öffnenBeispieldaten. Keine produktiven Systeme verbunden.
INV-2051Vale IngredientsBeispieldaten
- Malzextrakt, 400 kg
- 6.120,00 €
- Hopfenpellets, 60 kg
- 1.980,00 €
- Fracht
- 540,00 €
18 auf 3 Min.durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung
Der vollständige Bericht
01Das Volumen wuchs schneller als der manuelle Abgleich
In der Kreditorenbuchhaltung zeigte sich das Wachstum in mehr Rechnungen, Lieferanten und Lieferungen: rund 6.800 Rechnungen im Monat. Jede wurde von Hand mit Bestellung und Wareneingangsbeleg verglichen, oft auf Papier, rund 18 Minuten pro Rechnung, und Fehler im Wareneingang fielen erst spät als Nacharbeit auf. Die Finanzabteilung wollte das Volumen ohne zusätzliches Personal im Abgleich bewältigen.
02Das Modell liest, Regeln entscheiden, die Finanzabteilung gibt frei
Strukturierte E-Rechnungen werden direkt eingelesen. PDFs und E-Mails sehen bei jedem Lieferanten anders aus, deshalb liest sie ein KI-Modell und extrahiert Lieferant, Bestellreferenz, Positionen, Beträge und Bankdaten. Regeln gleichen dann Rechnung, Bestellung und Wareneingang im ERP nach Menge und Preis ab, innerhalb der mit der Finanzabteilung vereinbarten Toleranzen. Jede Abweichung geht an eine benannte Prüferin oder einen benannten Prüfer, mit allen Belegen nebeneinander.
03Was die Finanzabteilung heute hat
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sank von 18 auf 3 Minuten pro Rechnung, 94 % der Rechnungen werden automatisch zugeordnet, und die Kosten pro Rechnung sanken von 7,58 $ auf 2,34 $. Keine Rechnung gelangt ohne Übereinstimmung im Toleranzrahmen oder benannte Freigabe innerhalb der bestehenden Freigabegrenzen in den Zahllauf, und ein Mensch gibt jede Zahlung frei. Jedes Regelergebnis und jede Freigabe wird protokolliert, genau der Nachweis, den Prüfer verlangen.